Aan de slag met rolduidelijkheid in jouw team

Je hebt interesse om de rollen en verantwoordelijkheden in je organisatie te verduidelijken. Een belangrijke moment om jouw organisatie of team een stap te laten maken richting een high performance team. Als expert op het gebied van organisatieontwikkeling, biedt ik je graag een traject aan waarin we samen aan de slag gaan om het RASCIO-model te implementeren binnen jouw organisatie. Dit model is bewezen effectief in het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden, het verbeteren van de communicatie en de samenwerking binnen teams.

Tijdens dit traject gaan we met jouw team aan de slag om helderheid te creëren in rollen en verantwoordelijkheden. Dit zal goede gesprekken opleveren en zal aanscherpend werken. Het idee is dat jullie straks effectiever en daadkrachtiger aan de slag zullen gaan omdat er minder werkzaamheden in een grijs gebied blijven hangen. Jij kunt straks beter monitoren op de voortgang van jouw medewerkers én jouw medewerkers kunnen straks effectiever aan de slag omdat zij weten wat je van hen verwacht.

Het is een relatief lage investering als je door gaat rekenen wat de lange termijn effecten zullen zijn binnen je team. De kans dat je succesvoller zult worden is aannemelijk en daar zit ook mijn persoonlijke drive om jou en jouw medewerkers succesvoller te laten worden.

Om deze sessies effectief te laten verlopen is het prettig om teams te hebben die maximaal 6-8 mensen omvatten. Grotere teams is ook mogelijk echter dan is het prettig om vooraf afstemming te hebben over het opknippen van de sessies.

Hoe ziet dit traject er uit?

Sessie 1: Intake gesprek
Om daadkrachtig te werk te gaan is het van belang dat ik jouw organisatie beter leer kennen. Wie ben jij, wat doe je, wat zijn je uitdagingen, spelen er andere zaken dan alleen rol onduidelijkheid. Daarnaast is het ook het moment voor jou dat je mij beter kunt leren kennen.

Sessie 2: Kick-off
Om jouw medewerkers te activeren maak ik gebruik van een kick-off meeting. Een meeting die ongeveer 1.5 uur duurt waarin ik het traject introduceer, ze meeneem in de kansen van organisatie ontwikkeling, bewustwording creëer dat zij het succes vormen en uiteraard de uitleg en toepassing van het model. Na deze sessie krijgen jouw medewerkers huiswerk voor de volgende sessie mee zodat zij hun eigen taken kunnen opsommen. Deze input zal de basis vormen van de volgende sessies.

Sessie 3-5: Team sessies
Hier gaat het vandaag allemaal gebeuren. De goede gesprekken en inzichten gaan ontstaan. Mensen krijgen duidelijk wie wat doet en de kracht zit in het dialoog en soms discussie die ontstaat. Vanwaaruit jullie met elkaar keuzes maken over taken en verantwoordelijkheden.

Premium Support:
Uit het oog uit het hart dat is niet waar ik gelukkig van wordt. Ik vind het fijn om na het traject contact met je te houden om te horen hoe de ontwikkeling gaat. De praktijk leert dat je continue bijsturing nodig is voor een succesvol resultaat. Wanneer ik gedachten op tips heb dan ontvang je die van mij zodat jij daadkrachtig kunt blijven.

Wat is de investering?

Voor de twijfelaar

Allicht denk je “is dit de investering waard?” Ik kan je gerust stellen inefficiëntie tussen teamleden is een van de grootste zwarte gaten die bestaan. Als je bewust bent hoeveel (onbewust) tijd verloren gaat en welke waarde dit vertegenwoordigd dan is dit een relatief goedkope investering.

Nog niet overtuigd? Ik houd van mensen die aanscherpend zijn en om die reden geef ik je een voorbeeld van een klant waar ik voor gewerkt heb:

Situatie: De klant vergaderde met een team van 5 mensen en dit is wat er bijna wekelijks gebeurde: 4 teamleden waren op tijd voor de vergadering echter 1 teamlid was zoals wel vaker te laat. De meeting starte daardoor 10 minuten later. Gedurende de meeting gaf elke teamlid zijn/haar mening over allerlei verschillende onderwerpen. De discussie ging lang door omdat iedereen van mening was dat zijn of haar inbreng waarde toevoegde aan het gesprek. De meeting eindigen standaard 30 minuten later dan gepland.

Ik reken het graag voor:
Op basis van 100,- euro per uur per medewerker en we rekenen slechts over 1 meeting.

• 4 medewerkers wachten 10 minuten op de collega; 66,66 euro
• 1 medewerker komt vaak 10 minuten te laat: 16,66 euro
• Meeting loopt 10 minuten uit vanwege het feit dat ze later begonnen zijn + 20 minuten voor extra gesprekstijd: 250,-

= Totaal vergaderkosten: 750,- euro.

Wat bleek achteraf na de meeting dat 2 van die betreffende medewerkers na de verduidelijking op rollen en verantwoordelijkheden  voor spek-en-bonen aan tafel hadden gezeten. Zonde!

Wanneer duidelijk was geweest wie er aan tafel had moeten zitten en wie waarover mag besluiten kon je deze sessie laten plaats vinden voor 300 euro als het op tijd begonnen was. In dit geval koste deze sessie 750 euro

Formatie 1.

• 5 medewerkers á 100 euro per uur x 1,5 uur vergadertijd = 750 euro

Formatie 2.

• 3 medewerkers á 100 euro per uur x 1 uur vergadertijd  = 300 euro

Het verschil bij 1 meeting is 450 euro, deze meeting vond wekelijks plaats en de besparing op jaarbasis was 23,4 K. Moet je nagaan als alle teams of teamleden efficiënter gaan vergaderen en kritischer worden op wie effectief aanwezig hoeft te zijn. Wat levert jou dat op?

Kortom: in minder dan 7 meetings was in deze case de investering al terugverdiend + de bijvangst was dat medewerkers beter tot hun recht kwamen omdat ze spraken vanuit hun verantwoordelijkheid en daardoor effectiever en productiever werden.